Ile podatnik ma czasu na przygotowanie się do kontroli fiskusa

Kontrola podatkowa, mająca na celu sprawdzenie poprawności działania przedsiębiorcy względem urzędu skarbowego, może przydarzyć się każdemu przedsiębiorcy. Fiskus ma prawo zbadać, czy podatnik prawidłowo wywiązuje się ze swoich obowiązków podatkowych.

Tydzień na przygotowanie

Przedstawiciela organu podatkowego podatnik spodziewać się może już po tygodniu od dnia doręczenia mu zawiadomienia o planowanej kontroli (za zgodą podatnika kontrola może się odbyć wcześniej). Co ważne jednak, wszczęcie kontroli po 30 dniach od dnia otrzymania zawiadomienia jest możliwe tylko po ponownym zawiadomieniu. W piśmie wskazany jest dokładny zakres kontroli, znajduje się w nim również pouczenie o prawie do złożenia deklaracji korekty.

Porządki w dokumentach - błędne do korekty

Przygotowania do kontroli dobrze jest zacząć od wnikliwej analizy ksiąg, ewidencji i dokumentów oraz uzupełnieniu ewentualnych braków i skorygowaniu pomyłek w rozliczeniach – zwłaszcza w przypadku dokumentacji dotyczącej zakresu wskazanego w zawiadomieniu.

Podatnicy współpracujących z kontrahentami zagranicznymi muszą wziąć pod uwagę, że kontrolujący mają prawo zażądać przekładu na język polski wszelkich obcojęzycznych faktur czy potwierdzeń przelewów. Jedyną akceptowalną przez fiskusa formą przekładu jest profesjonalne tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Błędy wykryte podczas sprawdzania deklaracji można skorygować bez względu na ich rodzaj czy zakres. Wystarczy, że podatnik przed wszczęciem kontroli podatkowej złoży deklarację korygującą wraz z pismem wyjaśniającym przyczyny dokonania zmian i informującym o uiszczeniu całości ewentualnej należności publicznoprawnej.

Podstawową korzyścią, jaką daje terminowe złożenie korekty, jest uniknięcie kosztu odsetek za zwłokę. Obowiązek ich zapłaty wystąpi, gdy podatnik złoży korektę już w trakcie trwania kontroli.

Możliwe zastępstwo

Podatnik ma prawo wyznaczyć osobę, która będzie reprezentowała go w zakresie kontroli podatkowych prowadzonych przez urząd skarbowy (upoważnienie musi być sporządzone na piśmie, a jego forma jest dowolna). Reprezentant jest swego rodzaju zastępcą kontrolowanego podatnika. Przejmuje na siebie obowiązek uczestniczenia w kontroli i weryfikuje poczynania urzędników. Nie może jednak - bez odpowiedniego upoważnienia - zastępować podatnika w pokontrolnym postępowaniu podatkowym. Reprezentant nie może być też poproszony o złożenie oświadczenia o stanie majątkowym i nie wystąpi w przypadku kontroli, które mogą się odbyć bez zawiadomienia.

Tuż przed rozpoczęciem

Oficjalne rozpoczęcie kontroli następuje wraz z okazaniem upoważnienia i legitymacji służbowej przez przedstawiciela fiskusa – przedsiębiorca powinien sprawdzić te dokumenty.

Ważność zawiadomienia o planowanej kontroli potwierdza imienne upoważnienie udzielone pracownikom danego urzędu przez naczelnika urzędu skarbowego lub jego zastępcę. Warto sprawdzić, czy w upoważnieniu znajdują się m.in.: wskazanie podstawy prawnej i określenie zakresu kontroli, imię, nazwisko i numer legitymacji służbowej kontrolującego, a także data rozpoczęcia i przewidywalny termin zakończenia kontroli.

Kontrola znienacka

Co ważne, w szczególnych przypadkach organ podatkowy może wejść z kontrolą bez wcześniejszego zawiadomienia. W takiej sytuacji wystarczającą podstawą do rozpoczęcia kontroli jest okazanie legitymacji kontrolującego.

Nieoczekiwana kontrola czeka tych, którzy zostali prawomocnie skazany za popełnienie przestępstwa skarbowego lub wykroczenia ze względu na utrudnianie kontroli, w przypadku gdy czynności kontrolne  są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego, wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. Dotyczy to także podatników będących zobowiązanymi w postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub nieposiadających adresu siedziby firmy, przez co doręczenie pism jest uniemożliwione, a także kiedy kontrola dotyczy m.in.  opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych, czy gdy dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Żaneta Rowińska,  księgowa Tax Care