Jak można rozliczyć wynagrodzenia dla pracowników

Opóźnienie wypłaty należnego pracownikowi wynagrodzenia nie odbiera pracodawcy możliwości rozliczenia jego kwoty w kosztach podatkowych. Ustawodawca nie wymienia bowiem takiego przypadku w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodu. Podstawę opodatkowania obniży jednak nie w miesiącu, w którym wykonana była praca, a dopiero w miesiącu wypłaty.

Opóźnienie nie wymaga korekt

Ważną kwestią pozostaje naliczenie zaliczki na podatek od zaległego wynagrodzenia. Naliczenia dokonać trzeba od sumy wartości wynagrodzeń zaległego i bieżącego (za miesiąc, w którym wypłacane jest zaległe). Zaliczki na ubezpieczenia społeczno-emerytalne będą naliczone normalnie, tj. od pojedynczej kwoty wynagrodzenia zaległego. W obydwu przypadkach natomiast podatnik nie będzie musiał dokonywać korekt – list płac sporządzonych za ubiegły miesiąc czy dokumentów rozliczeniowych złożonych do ZUS-u.

Lepiej trzymać się terminów

Pracodawca nie wypłacający należnych wynagrodzeń w terminie powinien mieć na uwadze, iż w takim wypadku pracownik może domagać się otrzymania odsetek z tego tytułu. Ich wysokość określa ustawa, ale mogą je podwyższać wewnętrzne regulaminy firmy. Wypłaconych odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzenia podatnik nie musi opodatkowywać. A zatem, nie powiększy o ich wartość kwoty płacy, od której odprowadzi zaliczkę na podatek dochodowy. Odsetki również, jako służące osiąganiu i zabezpieczeniu osiągania przychodu, stanowią koszty podatkowe i to w dacie ich zapłaty. Nie są bowiem wymienione w liście wydatków, które nie mogą być rozliczone podatkowo (zawartej w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Na zasadach miesiąca wypłaty

Przy obliczaniu zaliczki na podatek oraz naliczaniu składek ZUS stosuje się zasady obowiązujące w momencie wypłaty zaległego wynagrodzenia, a nie w okresie za jaki to wynagrodzenie jest należne. A zatem, należne wynagrodzenie za pracę wykonaną w grudniu 2012 r., jeśli pracodawca wypłaca w styczniu, będzie je musiał rozliczyć na zasadach podatkowych oraz zasadach ZUS-owskich obowiązujących już w styczniu 2013 r.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Karolina Zawłocka,  księgowy Tax Care