Szefowa Weber Shandwick China: zarządzanie komunikacją firmy w czasie koronawirusa (poradnik)

Od grudnia zeszłego roku Chiny zmagają się z rozprzestrzeniającym się wirusem covid-19. Wraz z rosnącą liczbą wykrywanych przypadków zakażenia w kolejnych krajach, szerzy się też niepokój, zwłaszcza w tych państwach, które dopiero zaczynają przechodzić przez ten proces.

W związku z tym Lydia Lee, szefowa agencji reklamowej Weber Shandwick China, przygotowała poradnik dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie komunikacją w dużych firmach.

Szef Dentsu Aegis Network Polska: koronawirus może na stałe zmienić nawyki konsumpcyjne

Komunikacja w czasie koronawirusa - poradnik

Cel nadrzędny jest oczywisty: bezpieczeństwo i zdrowie pracowników. Gdy zaczyna rosnąć liczba zachorowań, pojawia się strach i zamieszanie, które może być spowodowane niespójnymi lub sprzecznymi, a nawet fałszywymi informacjami. Dlatego tak ważne jest, aby  firmy wykazały się troską i przejęły kontrolę. Jak to zrobić?

Po pierwsze, powołać zespół zarządzania kryzysowego, z wyraźnym podziałem ról i obowiązków, który będzie się regularnie spotykał / komunikował, ustalał konkretne plany działania i kroki, takie jak: - zebranie informacji o miejscu przebywania pracowników (w przypadku posiadania kilku lokalizacji) i ich aktualnym stanie zdrowia; - ustalenie kanału komunikacji do przekazywania wiarygodnych i przydatnych dla pracowników informacji; - zaopatrzenie w dostępne środki bezpieczeństwa (maseczki i/lub środki do dezynfekcji i higieny).

Należy na bieżąco śledzić komunikaty i zalecenia odpowiednich władz lokalnych, aby móc na bieżąco dostosowywać się do rozwoju sytuacji.

Firmy muszą opracować plan ciągłości działania (w przypadku organizacji, które takich planów dotąd nie miały) uwzględniającego różne warianty rozwoju sytuacji (scenariusze).

Ważne, by konsekwentnie komunikować się w sposób spójny i wiarygodny, co pozwoli uspokoić pracowników, zwłaszcza tych którzy mogą odczuwać strach czy niepokój.

Polska reklama sporo straci przez koronawirusa, zyskać może e-commerce (opinie)

Co na wypadek kwarantanny?

W przypadku, gdy w danym kraju wprowadzana jest kwarantanna, sytuacja staje się jeszcze bardziej skomplikowana. Wprowadzenie w Chinach mechanizmu kwarantanny było możliwe dzięki funkcjonującemu tam wyjątkowemu systemowi, ale nawet pomimo tego nie udało się uniknąć niektórych problemów, co powodowało szereg niedogodności, wzmagało poczucie strachu.

Dlatego tak ważne jest, aby firmy na tym etapie dążyły do utrzymania wysokiego morale pracowników, starały się oferować opiekę i pomoc, przy jednoczesnym – w miarę możliwości – prowadzeniu biznesu tak jak dotychczas, stosując opracowany plan ciągłości działania. I choć takie podejście może na pierwszy rzut oka wydawać się trudne czy sprzeczne z zaleceniami, to jednak w takich sytuacjach codzienna rutyna daje wielu osobom poczucie bezpieczeństwa i stabilności.  

Jednocześnie – tam gdzie jest to możliwe, należy zapewnić pracownikom możliwość pracy zdalnej, wykorzystując dostępne rozwiązania technologiczne, aby móc się komunikować.

W zależności od okresu trwania kwarantanny, wspólnie z wszystkimi działami w firmie, należy zacząć przygotowywać plan powrotu do normalnej działalności. A jeśli tylko nadarzy się okazja, która warta jest celebrowania, jak czyjaś rocznica czy sukces zawodowy (np. nowy klient, projekt czy kontrakt), należy ją wykorzystać. W trudnych i niepewnych czasach, ludzie potrzebują odrobiny radości i nadziei.

W przypadku konieczności podjęcia trudnych decyzji, warto odwołać się do wartości i misji firmy. To one w tej trudnej, nowej rzeczywistości powinny przyświecać przedsiębiorstwom przy podejmowaniu decyzji, a działania będące konsekwencją podjętych decyzji powinny być z nimi spójne. Teraz jest to ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.