Zmiany w prawie pracy. Od 7 kwietnia wdrożenie pracy zdalnej całkowitej bądź hybrydowej

Zaznaczył, że dalej pojawia się kwestia wysokości ryczałtu i zasady rozliczania pracy zdalnej. "Pracodawcy zastanawiają się czy rozliczać pracę zdalną skrupulatnie, czy jest przestrzeń na uelastycznienie tego rozliczania" - wspomniał. Jako przykład podał wprowadzenie dwóch stawek ryczałtowych w zależności od wymiaru czasu pracy zdalnej w tygodniu. "Osoby pracujące zdalnie do 3 dni w tygodniu miałyby jeden ryczałt, a osoby pracujące zdalnie powyżej 3 dni w tygodniu miałyby drugi ryczałt".

Jakie procedury związane z wnioskami dotyczącymi pracy zdalnej

Wspomniał także, że pracodawcy dopracowują procedury związane z samymi wnioskami dotyczącymi pracy zdalnej, m.in. sposób składania wniosków o pracę zdalną, co ma się w nich znaleźć, jaką drogą służbową powinny być przekazywane do pracodawcy oraz jak je później modyfikować.

"Duża część pracodawców już finalizuje przemyślenia dotyczące pracy zdalnej, w tym wszelkie formalne dokumenty, porozumienia, regulaminy powinny być gotowe na dzień 7 kwietnia, czyli na moment, kiedy wchodzą regulacje pracy zdalnej" – powiedział PAP Lisicki.

Zaznaczył jednak, że "tam, gdzie nie ma związków zawodowych, pracodawcy konsultują regulaminy z przedstawicielami pracowników, a tam gdzie są związki zawodowe, trwają uzgodnienia z organizacjami zakładowymi w sprawie zawarcia porozumienia w sprawie stosowania pracy zdalnej". Przypomniał, że efekty uzgodnień będą widoczne już niedługo.

Podkreślił, że pojawiło się już szereg wyjaśnień dotyczących pracy zdalnej, w tym interpretacje Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej. Wśród ważniejszych wyjaśnień Lisicki wskazał te, które dotyczą okazjonalnej pracy zdalnej.

"Zgodnie z wyjaśnieniami ministerstwa, okazjonalna praca zdalna nie ma charakteru wiążącego dla pracodawcy". Kolejnym elementem, na który zwrócił uwagę, jest to, że "24 dni okazjonalnej pracy zdalnej jest rozliczane w skali roku +per pracownik+, a nie co do poszczególnych pracodawców - to w przypadku pracowników ogranicza im wymiar takiej pracy zdalnej" – przekazał.

Podkreślił, że pracodawcy muszą mieć przygotowaną dokumentację dotyczącą pracy zdalnej, w tym także dokumentację zawierającą przepisy BHP - ocenę ryzyka zawodowego oraz informację dla pracownika dotyczącą ryzyka na danym stanowisku. "By pracownik mógł zacząć pracę zdalną na nowych zasadach od 7 kwietnia, pracodawcy muszą przedstawić pracownikom oświadczenie, że zapoznali się oni z oceną ryzyka zawodowego, informacją na temat bhp, jak i oświadczenie, że mają bezpieczne i higieniczne warunki do wykonywania pracy w miejscu, które wskazali pracodawcy" – zaznaczył Lisicki. Tych oświadczeń i informacji jest więcej, tj. odnośnie struktury organizacyjnej, w jakiej pracownik pracuje czy ochrony danych.

Przypomniał, że nowe przepisy dotyczące kodeksu pracy wchodzą w życie 7 kwietnia oraz że tego samego dnia uchylone zostaną przepisy dotyczące pracy zdalnej na podstawie tzw. ustawy covidowej.

Wspomniał, że pracodawcy zastanawiają się nad tym, jak płynnie przejść ze stosowania jednych przepisów, do tych, które dopiero zaczną obowiązywać. "W instytucjach, gdzie mamy kilkuset pracowników, którzy mogą skorzystać z pracy zdalnej – ta praca zdalna jest już stosowana. (...) Pracodawcy zastanawiają się aktualnie nad tym, jak wprowadzić regulamin, czy porozumienie pracy zdalnej, by płynnie przejść w ramach już funkcjonujących rozwiązań na pracę zdalną podlegającą regulacjom z 7 kwietnia".

Zwrócił uwagę na to, że płynny proces przejścia musi mieć na uwadze ilość dokumentów i oświadczeń, które pracodawcy mają zebrać. "Nie da się w dużych podmiotach rozpatrzeć dużej liczby wniosków, przekazać dokumentacji i zebrać oświadczeń jednego dnia".

Przypomniał, że pomimo tego, iż 7 kwietnia wchodzą przepisy dotyczące pracy zdalnej, które zastąpią telepracę, praca na podstawie dotychczas stosowanej w zakładzie telepracy będzie jeszcze możliwa przez pół roku na podstawie przepisów przejściowych.

"Jest przepis przejściowy dotyczący telepracy, który stanowi, że zasady dotyczące telepracy, która była wcześniej wdrożona, będą mogły być stosowane jeszcze przez okres 6 miesięcy. (...) Pracodawcy muszą w tym czasie dostosować telepracę do regulacji pracy zdalnej, które będą obowiązywały od 7 kwietnia" – powiedział Lisicki.

27 stycznia prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Wprowadza ona definicję pracy zdalnej do Kodeksu pracy. Zgodnie z nią jest to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Nowela przewiduje pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową, stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy, a także umożliwienie polecenia pracownikowi pracy zdalnej w szczególnych przypadkach. To m.in. czas obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii czy pożaru lub zalania w zakładzie pracy.