Wirtualne Media

10 najważniejszych wniosków:

1.   W roku 2014 firmy w Polsce prognozują wzrost o 2% liczby podróżujących pracowników;

2.   36% respondentów przewiduje, że zapotrzebowanie na usługi hotelowe ich firm w roku 2014 wzrośnie
o ok. 10% bądź pozostanie na tym samym poziomie (34%);

3.   21% firm przeznacza na podróże służbowe powyżej 1,5 mln zł rocznie;

4.   71% firm ma osobę dedykowaną do zarządzania budżetem na podróże i hotele;

5.   Decyzje w sprawach podróży podejmują: travel manager (34%), dyrektor działu zakupów (19%) oraz zarząd (10%);

6.   Kluczowe cele travel managerów to optymalizacja kosztów podróży (64%) oraz poprawa efektywności systemów raportowania (43%);

7.   Dla 73% respondentów marka to istotne kryterium wyboru hotelu (gwarancja standardu, wygody, jakości usługi);

8.   Dla travel managera w relacji z hotelem najważniejsze są: responsywność opiekuna (41%), szybkie potwierdzenie rezerwacji (37%) oraz kompetencje i elastyczność personelu (36%);

9.   89% travel managerów dokonuje rezerwacji w hotelach sieciowych;

10. Marki z portfolio Accor rekomendowane są pozytywnie przez 89% rezerwujących hotele tej sieci.

- „To drugi raport dotyczący trendów w zarządzaniu podróżami służbowymi stworzony przez Grupę Hotelową Orbis. Dzięki wiedzy i danym uzyskanym w tegorocznej edycji badania, możemy porównać kilka kluczowych wskaźników dla branży, znaleźć punkty odniesienia a przez to lepiej zrozumieć rynek. Branża patrzy na rok 2014 z ostrożnym optymizmem. Widzimy rosnący pozytywny trend i ożywienie. W stosunku do 2013 roku widoczna jest tendencja regulowania i porządkowania zarządzania podróżami służbowymi przez firmy.” - David Henry, SVP, Sales, Marketing Distribution and Revenue Management w Grupie Hotelowej Orbis.

Zarządzanie podróżami służbowymi

Badanie przyniosło optymistyczny sygnał o wzroście o 2% potrzeb noclegowych dla realizacji podróży służbowych firm w Polsce. Roczny budżet przeznaczony na noclegi wzrósł w stosunku do roku poprzedniego od 3% do 5% w zależności od badanej firmy, przy jednocześnie występującej w polityce firm presji na redukowanie kosztów.

Roczny wolumen kosztów zaplanowanych na rok 2014 noclegów wynosił najczęściej powyżej 1,5 mln zł (21% firm) oraz od 751 tys. zł do 1 miliona (19% firm). Najczęściej stosowaną formą rozliczenia podróży służbowych z pracownikami jest pełny zwrot kosztów (60%), diety  (19%) oraz służbowa karta kredytowa (16%) Jak wykazało badanie Trendów w zarządzaniu podróżami służbowymi najczęściej podróżujące osoby w firmach zajmują stanowiska: top managera, handlowca, marketingowca, pracownika operacyjnego, specjalisty.

71% badanych firm zatrudnia osobę dedykowaną do zarządzania budżetem hotelowym, są to przede wszystkim travel managerowie (TM) (34%), dyrektorzy działu zakupów (19%) oraz zarządy (10%).
W firmach, w których nie ma osoby zajmującej się zarządzaniem budżetem hotelowym, dyspozycje wydaje zarząd (14%) bądź wyższa kadra zarządzająca (11%). W strukturach firm travel manager jest najczęściej pracownikiem działu zakupów (15%).

Polityka podróży służbowych i kluczowe cele travel managerów

W 45% badanych firm funkcjonują podstawowe wytyczne dotyczące wybranych elementów podróży służbowych m.in. w zakresie: rezerwacji hotelowych, biletów lotniczych czy raportowania, natomiast 44% ankietowanych podmiotów wykazuje ustrukturyzowaną politykę podróży.

Kluczowe cele travel managerów na 2014 rok to: optymalizacja kosztów podróży (64%), poprawa efektywności systemów raportowania (43%) oraz promocja korzyści wynikających z polityki podróży wśród pracowników (36%).

Tegoroczne badanie wykazało, iż 36% travel managerów przewiduje, że zapotrzebowanie na usługi hotelowe ich firm w roku 2014 wzrośnie o ok. 10% bądź pozostanie na tym samym poziomie (34%). Regularną współpracę z wyspecjalizowanymi firmami zapewniającymi optymalizacje budżetów na podróże służbowe (Travel Management Companies – TMC) potwierdziło 56% badanych firm. Do kluczowych czynników istotnych przy wyborze TMC należy: relacja ceny do jakości usług (37%), kompleksowość (31%) oraz szybkość i efektywność działania (29%). Do zadań wspierających realizowanych przez TMC najczęściej należy rezerwacja biletów lotniczych (56%), hoteli (39%) oraz biletów kolejowych (28%).

Wybór hotelu: źródła, kryteria, rezerwacje

Największą rolę w pozyskiwaniu informacji o hotelach zarówno dla TM, jak i dla innych osób rezerwujących jest Internet, ze szczególnym wskazaniem na booking platforms, engines, portale opiniotwórcze, organizatorzy podróży biznesowych typu Tripit.

·         travel managerowie- Internet 42%, TMC 41%, hotele 39%

·         inni rezerwujący- Internet 68% doświadczenie (własne, współpracowników, znajomych) 22%

Główne kryteria wyboru hotelu podczas organizacji podróży korporacyjnych to odpowiednio: lokalizacja
(64% TM, 71% inni rezerwujący), cena (58% TM, 66% inni rezerwujący) oraz standard (51% TM, 59% inni rezerwujący).

Dla 73% respondentów marka hotelu jest istotnym czynnikiem warunkującym wybór miejsca noclegu, jest ona gwarantem odpowiedniego standardu, wygody oraz jakości oferowanych usług. Zdaniem TM w relacji
z hotelem ważna jest responsywność opiekuna (41%), szybkie potwierdzenie rezerwacji (37%) oraz kompetencje i elastyczność personelu (36%).

Podczas organizacji podróży korporacyjnej brane są najczęściej pod uwagę 3 hotele, taką odpowiedź podało odpowiednio: 38% TM, 45% podróżujących managerów i innych rezerwujących.

Za rezerwację hoteli w badanych firmach najczęściej odpowiada: TM/TMC 59%, asystenci działów administracji i zakupów 19%, asystenci 19%, podróżujący samodzielnie 17%, inne działy (recepcja, administracja) 5%.

Zdecydowanie najwięcej rezerwacji dokonywanych jest w hotelach sieciowych: 89% TM, 73% podróżujących managerów i innych rezerwujących. Kojarzone są one z dogodną lokalizacją, gwarantowanym standardem pokoju oraz obsługi, lepszą responsywnością na potrzeby gości.

Najczęściej wybierane kanały rezerwacji hoteli

Najpopularniejszym kanałem rezerwacji noclegu w podróży służbowej dla TM jest telefon (37%) oraz TMC (24%). Wśród innych podróżujących największą popularnością cieszą się platformy internetowe (39%) a na drugim miejscu telefon (25%). Wybrane sposoby rezerwacji gwarantują podróżującym bardzo pożądaną szybkość informacji zwrotnej, wygodę, oszczędność czasu i kosztów oraz kontakt z drugim człowiekiem.

Doświadczenia z pobytów w hotelach

Potrzeby respondentów związane z pobytem w hotelu różnią się pod względem płci. Dla mężczyzn najbardziej istotna jest atrakcyjna lokalizacja (34%), Wi-Fi oraz parking w cenie (31%), catering 24/7
i smaczna kuchnia (30%). W przypadku kobiet: wysoki standard hotelu, wygoda (32%), lokalizacja (28%) oraz przyjazna atmosfera miejsca (25%). Jako najczęściej wybierane usługi dodatkowe przez podróżujących (kobiety jak i mężczyzn) wyróżniono: gastronomię, Wi-Fi, meeting room oraz sale konferencyjne. Warto podkreślić, że według kobiet istotny jest czynnik ludzki (room service/concierge – 19%).

Na pozytywną ewaluację w przypadku mężczyzn wpływa – atrakcyjna lokalizacja zapewniająca efektywność pracy (33%), relacja ceny do jakości (31%), smaczna kuchnia (30%) oraz udogodnienia dla gości korporacyjnych oferowane przez hotel (26%). Kobiety natomiast doceniły poczucie wyjątkowości oraz zaopiekowania przez hotel (38%), oferowane przez hotel udogodnienia dla gości korporacyjnych (36%), komfort pobytu i snu (35%) oraz smaczną kuchnię (34%).

Hotele Accor w podróżach służbowych

Do najczęściej wymienianych powodów rezerwacji hoteli należących do Grupy Accor według TM należą: atrakcyjna lokalizacja (55%), pozytywne opinie pracowników (46%) oraz atrakcyjne portfolio marek (32%).
W ocenie innych rezerwujących kluczowa jest: gwarancja standardu (52%), atrakcyjna lokalizacja (46%), znajomość sieci na polskim rynku (32%) oraz korporacyjna współpraca z siecią (31%).

Respondenci TM wskazali, że hotele z Grupy Accor charakteryzują się na tle konkurencji: dogodną lokalizacją (38%), właściwą relacją ceny do jakości (31%) oraz atrakcyjnymi warunkami współpracy (24%).

W oczach innych rezerwujących hotele Grupy Accor cechują się: atrakcyjną lokalizacją (27%) oraz szerokim portfolio marek (22%). Hotele Accor rekomendowane są pozytywnie przez 78% TM i innych rezerwujących, którzy rezerwują noclegi w sieci Accor w podróżach służbowych.

Raport został przygotowany na zlecenie Orbis S.A. przez firmę badawczą SANA Consulting.