Firmy coraz częściej dostrzegają, że odpowiednia aranżacja przestrzeni w miejscu pracy wywiera pozytywny wpływ na efektywność oraz zadowolenie pracowników. Przestrzeń biurowa staje się bardziej zróżnicowana, by wspierać wykonywanie zadań o różnym charakterze.
Według raportów branży budownictwa biurowego, w Polsce w 2014 roku powstało 600 000 m² powierzchni biurowych. Rozwiązania aranżacyjne nowych wnętrz odzwierciedlają globalne trendy, które rozpowszechniają się również Polsce. Biura przestają być postrzegane wyłącznie jako przestrzeń potrzebna pracownikowi do wykonywania określonych czynności służbowych – coraz większego znaczenia nabierają indywidualne potrzeby osób zatrudnionych w firmie. Nowoczesna aranżacja przestrzeni biurowej uwzględnia fakt, że w ciągu dnia pracownicy wykonują wiele czynności, których efektywna realizacja wymaga różnych, nieraz wykluczających się warunków.
Tradycyjne stanowiska pracy odchodzą do przeszłości
Zaobserwowano, że pracownicy spędzają średnio 50% swojego czasu poza biurkiem, a większość zadań które wykonują przy nim, wykonaliby lepiej w innym miejscu. Z tego powodu w nowoczesnej aranżacji biura ogranicza się przestrzeń zajmowaną przez standardowe stanowiska pracy w postaci biurek. Wiele firm decyduje się na system „shared desking”, gdzie biurek jest mniej niż pracowników
i nie są one przypisane do konkretnych osób. Biurka są też często węższe i ustawione w mniejszej odległości od siebie.
Sprawna komunikacja: kluczowy element w aranżacji nowoczesnego biura
Nowoczesne biura promują bezpośrednie rozmowy, jako najszybsze i najbardziej efektywne formy komunikacji między pracownikami. Często sprawy omawiane w kilkunastu mailach można sfinalizować pięciominutową rozmową. Dlatego w centralnej części biur, np. wzdłuż stanowisk pracy, umieszcza się kanapy, punkty z ekspresami do kawy – wszystko, co może zachęcić pracowników
do rozmowy w bardziej swobodnej atmosferze.
W stronę Natury
Nowe koncepcje aranżacji zakładają stworzenie w biurach warunków zbliżonych do tych, jakie panują na zewnątrz. Nie bez powodu. Badania wskazują, że umieszczenie roślin w biurze może zwiększyć produktywność pracowników nawet o 15%*. Dostęp do okna i dziennego światła może przełożyć się na jakość snu oraz wydłużyć czas spania w nocy o średnio 46 minut, co przekłada się na lepsze funkcjonowanie w ciągu dnia**. Dlatego w biurach A.D 2015 znajduje się coraz więcej zieleni,
a wykorzystane oświetlenie jest możliwie najbardziej zbliżone do naturalnego.
W nowoczesnym biurze dużą rolę odgrywa także środowisko akustyczne, które wpływa
na jakość i komfort pracy. Praca w hałasie rozmów może obniżyć poziom efektywności pracownika nawet o 50%***, nie wspominając o negatywnym wpływie na jego samopoczucie. To właśnie
na hałas najczęściej narzekają pracownicy biur w aranżacji open space, nawet tych znajdujących się
w nowoczesnych budynkach biurowych****. By ograniczyć propagację hałasu między stanowiskami pracy i poszczególnymi strefami, biura wycisza się przy pomocy sufitów akustycznych i paneli ściennych.
Egalitarnie
Coraz częstszą praktyką staje się również rezygnacja z oddzielnych gabinetów dla kadry menedżerskiej. Praca w jednej przestrzeni ułatwia dostęp do menedżerów, przyspiesza transfer wiedzy i podejmowanie decyzji. Pomaga przełamać bariery związane z hierarchią w firmie.
W dłuższej perspektywie sprzyja to budowaniu głębszego wzajemnego zaufania i usprawnieniu funkcjonowania całej firmy.
Źródła:
*Nieuwenhuis, M., Knight, C., Postmes, T., Haslam, S. A. (2014). The relative benefits of green versus lean office space: Three field experiments. Journal of Experimental Psychology: Applied, 20(3), 199-214
**Boubekri, M., Cheung I., Reid, K. i in. (2013). Impact of Workplace Daylight Exposure on Sleep, Physical Activity, and Quality of Life,"
***Altomonte, S., Schiavon, S. (2013) Occupant satisfaction in LEED and non-LEED certified buildings.
****Evans Johnson, Cornell university, 2000, "Stress and Open-Office Noise", Journal of Applied Psychology, 2000.
***
Magda Szubert – Concept Developer Manager w firmie Ecophon Saint-Gobain. Z wykształcenia psycholog, zajmuje się wpływem akustyki biur na efektywność i samopoczucie pracowników. Jest prelegentem i uczestnikiem krajowych i międzynarodowych konferencji poświęconych ergonomii i strategii środowisk pracy.
