Jak wynika z raportu Global Human Trends 2019 przeprowadzonego przez Deloitte aż 84% badanych osób przypisuje znaczną lub dużą wagę do przekształcania doświadczeń pracownika, aby poprawić wydajność biznesową firmy[1]. Dla biznesu to wciąż wyzwanie, ale jednocześnie szansa na uzyskanie realnych korzyści m.in. wzrostu efektywności, który bezpośrednio może przekładać się na osiągane zyski.
Technologia coraz szczerzej wkracza w codzienną pracę, a firmy powinny podążać za najnowszymi trendami, aby móc czerpać z nich pełne korzyści. Jednym z narzędzi, które wspierają nie tylko wykonywanie zadań, ale także wymianę wiedzy i bieżącą komunikację, mogą być systemy ERP czy CRM. Nowoczesne systemy, są znacznie bardziej zautomatyzowane i inteligentne, a doświadczenie użytkownika stawiają na pierwszym miejscu. Rozszerzone o dodatkowe funkcje, pomagają firmom osiągać optymalną współpracę. Interakcja i wspieranie efektywnej komunikacji pomiędzy pracownikami, pozwala budować przewagę konkurencyjną. Na rynku dostępne są moduły stworzone z myślą o współpracy online. Jakie korzyści niosą za sobą dla firm?
1. Zwiększanie efektywności
Systemy wspierające współpracę między pracownikami umożliwiają nie tylko kontakt w czasie rzeczywistym, ale co istotne – zbierają i przechowują wszystkie informacje w jednym miejscu. Jest to duża zaleta, odróżniająca takie systemy np. od komunikacji poprzez e-mail, komunikatory czy media społecznościowe. Moduł do systemów ERP może przypominać społecznościową oś czasu dostępną wewnątrz przedsiębiorstwa. Oferuje rozwiązania jak Facebook czy LinkedIn, dzięki czemu jest intuicyjny w obsłudze. Takie moduły umożliwiają udostępnianie informacji określonym grupom, odpowiednie ustawienie powiadomień push czy podpinanie wiadomości pod konkretne projekty lub karty klientów – mówi Filip Fludra Sales Manager Exact Software Poland. Firma korzystając z tego typu aplikacji, zapewnia bieżący dostęp do informacji i potrzebnych dokumentów, niezależnie od lokalizacji – dzięki wykorzystaniu urządzeń mobilnych, co może znacząco przyspieszyć współpracę. Ma to istotne znaczenie zwłaszcza w przypadku projektów międzydziałowych czy pomiędzy osobami pracującymi w różnych lokalizacjach.
Budowanie efektywności w firmie w dużej mierze zależy także od optymalnego przekazywania procesów i zadań pomiędzy poszczególnymi pracownikami czy działami. W Social Collaboration łatwo można monitorować przepływ pracy w danym projekcie na własnej osi czasu. W przypadku pracy zespołowej, która odbywa się etapami, informacje o kolejnych krokach przekazywane są bezpośrednio w systemi. Pracownicy z danej grupy otrzymują powiadomienia np. o nowych informacjach od klienta, zaakceptowanych działaniach czy dokumentach itp. Po zakończeniu jednego etapu, kolejny pracownik otrzymuje jasny sygnał, że może przystąpić do dalszej pracy, a jednocześnie ma łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych informacji. Grupa pracująca nad danym projektem, ma wgląd w cały proces, otrzymuje bieżące wiadomości i łatwo może nawiązać dyskusję, jeśli jest to potrzebne. Czas zaoszczędzony na szukaniu informacji czy ich przekazywaniu, pracownicy mogą wykorzystać na bardziej istotne zadania i lepiej skupić się na postawionych celach.
2. Wyeliminowanie ryzyka utraty wiedzy
Wiedza wypracowana przez pracowników wewnątrz przedsiębiorstwa jest istotnym zasobem firmy, który powinien być jak najlepiej wykorzystany. Pozwala to zwiększać efektywność działań, a także oszczędzać czas poświęcany m.in. na wdrożenie nowych pracowników czy poszukiwanie informacji.
Jednym z ważnych elementów pracy zespołowej są nieformalne dyskusje i wymiana wiedzy. Przeniesienie ich do systemu, w którym są łatwo dostępne na bieżąco, a także przechowywane, znacznie ułatwia późniejszy dostęp do nich i pozwala w pełni wykorzystywać wypracowane już doświadczenia pracowników. Surowe dane dotyczące różnych transakcji czy działań są dzisiaj już niewystarczające. Aby budować przewagę konkurencyjną, warto w pełni wykorzystywać wiedzę, którą posiadają pracownicy, także tę nieformalną, która bywa bardzo pomocna np. w domykaniu transakcji czy efektywnym kontakcie z klientami – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland.
3. Uporządkowanie informacji wg własnych potrzeb
Ułatwieniem zarówno codziennej pracy jak i zarządzania projektami czy zespołem, może być możliwość sortowania informacji zgodnie z własnymi preferencjami. Moduły umożliwiają podgląd własnej osi czasu, która działa podobnie jak np. tablica na LinkedInie czy Facebooku. Widoczne są tam wszystkie wiadomości, do których dany użytkownik został przypisany lub które były skierowane bezpośrednio do niego. System umożliwia tworzenie grup czy obszarów roboczych, a pomiędzy widokami można przełączać się za pomocą jednego kliknięcia. Pomaga to uporządkować prace i dostosowywać sposób układania informacji pod konkretną osobę. Przy przełączeniu się na podstronę konkretnego projektu łatwo można tworzyć harmonogramy, dodawać dokumenty i różnego rodzaju pliki (w też zdjęcia czy filmy), a także oznaczać konkretnych użytkowników i przypisywać ich do zadań. Choć nowe informacje dostępne są na głównej osi czasu, widok projektowy skupia je w jednym miejscu. System umożliwia także interakcje między użytkownikami, nie tylko poprzez aktywne dyskusje, ale także możliwość reagowania na posty.
Moduły wspierające systemy ERP czy CRM ułatwiają pracę nie tylko pracownikom, ale także wspierają efektywne zarządzanie działem czy całym przedsiębiorstwem. Przestrzeń robocza daje jasny wgląd do informacji finansowych. Prezentowane są m.in. prognozy sprzedaży, koszty wymagające zafakturowania czy godziny spędzone nad danym projektem. W jednym miejscu widoczne są zarówno bardzo ogólne, jak i szczegółowe informacje o całej firmie, a raporty generuje się za pomocą kilku kliknięć.
