Jak Google Workspace ułatwia pracę zdalną?

W dziedzinie pracy zdalnej Google zaproponował wiele zmian i udogodnień, dzięki którym firmy w łatwy sposób mogą przenieść się z biur do domu. Dotyczy to głównie usprawnień dotyczących komunikowania się z zespołem, efektywności i wygody pracy.

Komunikacja to podstawa – Google Meet i Gmail

Nic nie jest w stanie w pełni zastąpić prawdziwego spotkania z drugim człowiekiem. Istnieją jednak narzędzia, dzięki którym uzyskuje się bardzo zbliżony efekt rozmowy twarzą w twarz. Sama aplikacja Google Meet i powiązane z nią funkcjonalności sprawiają, że planowanie i prowadzenie spotkań z zespołem jest jeszcze prostsze niż w biurze.

Planowanie i prowadzenie spotkań online

Zaplanowane spotkanie z odpowiednim powiadomieniem zostaje automatycznie dodane do kalendarza zaproszonych pracowników. Masz więc pewność, że każdy został o nim poinformowany. Opcjonalnie, dzięki funkcji szybkich odpowiedzi, organizator otrzyma informację zwrotną, kto deklaruje obecność, a kto nie będzie uczestniczył w wideokonferencji.

Każde zaproszenie na spotkanie w Google Meet widoczne jest w Twoim Kalendarzu Google.

Uczestniczenie w spotkaniach zarówno od strony organizatora, jak i uczestnika, jest bardzo proste i uporządkowane. Jeśli ktoś nie wyciszył swojego mikrofonu podczas prezentacji, można zrobić to za niego. Samo spotkanie może być również udostępnione osobom, które z różnych powodów nie mogą w nim uczestniczyć. Opcja nagrania, a następnie udostępnienia pliku z zapisem wideokonferencji sprawi, że ważne ustalenia nikogo nie ominą.

Wiadomości e-mail wewnątrz firmy i poza nią

Dobrze znany wielu osobom darmowy Gmail wizualnie niczym nie różni się od biznesowej poczty w ramach licencji Google Workspace. Drugą zaletą poczty od Google jest fakt, że z Gmaila i wszystkich innych aplikacji korzystasz we własnej domenie. Oznacza to, że adresaci Twoich maili nie będą się zastanawiać nad wiarygodnością Twojej firmy, jak to się zdarza, gdy biznesowe skrzynki zakładane są w darmowych domenach, np. gmail.com.

Zarządzanie czasem swoim i innych  - Kalendarz Google

Aplikacja Kalendarza w Google Workspace to nie tylko osobista przestrzeń, w której planujesz czas pracy. Dzięki funkcji udostępniania umożliwisz innemu pracownikowi wgląd do swojego kalendarza. Szefowie chętnie korzystają z funkcji zestawienia kalendarzy wszystkich członków zespołu, dzięki której precyzyjnie planują spotkania, unikając kolizji z już ustalonymi wydarzeniami w zespole.

W Kalendarzu Google zaplanujesz spotkania w Google Meet, dołączysz do spotkania zaplanowanego przez inną osobę oraz zapiszesz wydarzenia ważne dla Twojego służbowego czasu.

Wspólna praca nad dokumentami w czasie rzeczywistym  - Dysk Google

Funkcja udostępniania dokumentów w ramach środowiska Google zaoszczędziła wiele godzin w niejednej firmie. Po pierwsze: nie marnujesz czasu na drukowanie dokumentów i chodzenie z nimi po biurze w celu akceptacji lub naniesienia poprawek. Po drugie: nie trzeba wysyłać plików mailem, oczekiwać na poprawki i czekać na odesłanie nowego, poprawionego dokumentu.

Powyższe czynności nie tylko niepotrzebnie zabierają czas, ale dodatkowo zwiększają ryzyko pomyłek i możliwość niewychwycenia wprowadzonych zmian.

Dysk Google w swojej prostocie pozwala na zaawansowaną edycję jednego dokumentu, arkusza czy prezentacji przez wiele osób jednocześnie  – każdy robi to za pomocą swojego komputera lub urządzenia mobilnego. Dzięki temu każdy ma pewność, że pracuje na tym samym dokumencie, przez co nie ma opcji pomylenia plików. Wszyscy pracownicy, mający dostęp do edycji konkretnego pliku, widzą płynny postęp i wszystkie bieżące zmiany, które automatycznie są zapisywane w chmurze Google.

Udostępnij dokument dzięki Dyskowi Google i pracuj z innymi osobami nad plikiem w czasie rzeczywistym.

Integracja aplikacji Google z plikami Office

Wiele osób w pracy korzysta z pakietów Office. Jeśli otrzymasz od klienta dokument napisany w Wordzie czy arkusz z Excela, to bez problemu otworzysz go i będziesz mógł edytować za pomocą aplikacji w pakiecie Google Workspace. Po udostępnieniu pliku innym osobom w ramach Dysku Google, będziecie wspólnie pracować nad dokumentem, bez obawy o zmiany w formatowaniu.

Wspólna praca nad mailami i projektami  - Grupy Dyskusyjne

Funkcja Grup Dyskusyjnych w wielu firmach okazuje się niezbędnym elementem. Niemal każda organizacja używa „funkcyjnych” skrzynek mailowych, jak np. biuro@, kontakt@, pomoc@ itd. Ze względu na bezpieczeństwo danych i dbałość o jakość obsługi klienta, jedno konto mailowe nie powinno być dzielone na wielu pracowników.

Polecanym rozwiązaniem są w tej sytuacji Grupy Dyskusyjne w Google Workspace, dzięki którym utworzysz dowolną liczbę Grup, którym nadasz własny adres i przypiszesz wybranych pracowników. Jeśli przykładowo stworzysz Grupę kontakt@, przypisz do niej osoby, które korespondują z Twoimi klientami. Dzięki temu każdy wyznaczony pracownik obsługuje określone wiadomości z poziomu własnego konta Google.

Dzięki Grupom Google uporządkujesz korespondencję mailową w firmie.

Projekty, spotkania, dyskusje

Grupy Dyskusyjne to nie tylko porządek w korespondencji mailowej. To również przestrzeń do wyrażania siebie poza obowiązkami służbowymi, czyli regularny kontakt ze znajomymi o podobnych zainteresowaniach czy wspólne organizowanie integracji.
Dzięki Grupom w prosty sposób oddelegujesz zadania i zapanujesz nad przepływem informacji wewnątrz firmy i poza nią.

Google Workspace na każdym urządzeniu

Nie przesadzisz, jeśli powiesz, że będziesz używać Google Workspace, gdziekolwiek jesteś. Do korzystania z usługi wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu, więc każdy komputer PC, laptop, tablet czy smartfon zapewni Ci stały kontakt ze swoim zespołem.

Google Workspace to usługa w pełni chmurowa, więc nie potrzebuje być instalowana na dysku twardym komputera. Jeśli używasz laptopa, otwórz przeglądarkę i zaloguj się na swoje konto Google  – uzyskasz dostęp do firmowych danych przechowywanych w chmurze Google.

Używając tabletu lub smartfonu, zaloguj się do konta Google w przeglądarce lub pobierz aplikacje mobilne i miej łączność ze współpracownikami z dowolnego miejsca.

Tak rozbudowana struktura licencji Google Workspace zapewni Ci komfort pracy zarówno w biurze, jak i w domu. Dzięki niej każdy mail trafi do odpowiedniej osoby, zapewnisz porządek w obiegu dokumentów, a ustalenia ze spotkań zostaną zapisane, by móc wrócić do nich w późniejszym czasie.