10 przewag konferencji online

1.    Zasięg
To chyba najbardziej widoczna przewaga organizacji wydarzeń w świecie wirtualnym. Tak naprawdę możemy dotrzeć do... nieskończenie dużej liczy osób. Ograniczają nas tylko moce przerobowe serwerów, ale i na to jest sposób! Możemy przecież zrobić kilka edycji tego samego wydarzenia. Eventy prowadzone w internecie sprawiają też, że zaproszenie osób z dowolnego zakątka świata nie stanowi problemu. Przy prelegentach z różnych kontynentów wystarczy dopasować godziny ich wystąpień.

2.    Treści    
Dobrze zaplanowane materiały merytoryczne dla konferencji, takie jak filmy i prezentacje połączone z rejestracją i postprodukcją wszystkich prelekcji dostarczają ogromne ilości treści. Materiały takie można wykorzystywać do dalszej dystrybucji w systemie VOD, do komunikacji z partnerami i uczestnikami, do wszelkich kanałów marketingowych. Konferencja online to prawdziwa skarbnica praktycznie gotowego contentu! O co warto zadbać w pierwszej kolejności? Zmontowany materiał video dobrze jest uzupełnić o napisy, a wystąpienia prelegentów spisać i zredagować tak, aby mogły zostać wykorzystane w dalszych publikacjach. Wyodrębnioną ścieżkę audio w prosty sposób można zmienić w podcast.

3.    Eko
Ekologia i online mają ze sobą wiele wspólnego. Tradycyjna konferencja z uczestnikami, którzy na nią dojeżdżają, salami wyposażonymi w sprzęt techniczny, przerwami zastawionymi kawami, ciasteczkami, lunchami i kolacjami to bardzo duże obciążenie dla środowiska. Ślad węglowy takiej konferencji dla 200 osób to ok 4700 kg CO2, a jej dokładny odpowiednik w online to 650 kg CO2. Świadomość emisji CO2 to już nie przywilej wrażliwych na ekologię, Unia Europejska wyznaczyła nam wszystkim cele do zrealizowania do 2030 roku, między innymi redukcję emisji CO2 o 55%. W online, przy redukcji transportu, cateringu czy odpadów prawie do zera, osiągnięcie zeroemisyjności projektu jest znacznie prostsze.

4.    Dostępność
Dbałość o inkluzywność to nie tylko obowiązek wynikający z ustawodawstwa, ale zwyczajnie wyraz troski o osoby, którym w życiu jest trudniej. Osoby z niepełnosprawnościami, ale też osoby starsze, mniej mobilne, czy z ograniczonymi możliwościami komunikacyjnymi mogą doświadczać wykluczenia z udziału w tradycyjnych wydarzeniach. Konferencje online umożliwiają udział w wydarzeniach osobom, dla których w przestrzeni tradycyjnej istnieje wiele trudnych do pokonania barier. W online tych przeszkód jest znacznie mniej. Odpadają wszelkie kwestie transportu czy dotarcia na konferencję, co przekłada się na dostępność także dla osób z mniejszych, niekiedy bardzo odległych miejscowości, często dotkniętych wykluczeniem komunikacyjnym. Należy natomiast zadbać o aspekty związane z właściwym podaniem treści, na przykład napisy do video lub transkrypcja na język migowy.

5.    Dane
 Znaczna większość wydarzeń, szczególnie w B2B (webinary, konferencje), wymaga wcześniejszej rejestracji uczestników. Organizatorzy mogą więc zbierać dane, jeszcze zanim spotkają się z odbiorcami na żywo. Pamiętajmy o tym, że nie wszystkie informacje są nam niezbędne, ale… możemy dać pola nieobowiązkowe i dowiedzieć się więcej o preferencjach użytkowników. O zgodach na newsletter i RODO pamiętamy wszyscy. Do tego mamy komplet informacji, jak nasi goście zachowywali się na konferencji: kiedy przyszli, kiedy wyszli, co ich ciekawiło, a co nudziło, które punkty programu były najpopularniejsze, a z których przy następnej edycji można zrezygnować. Krótko mówiąc, online pozwala na lepsze poznanie uczestników, ich preferencji, a co za tym idzie - personalizowanie oferty do ich potrzeb.

6.    Wygoda
Uczestnicy doceniają, że mogą włączyć się w wydarzenie kiedy chcą, skąd chcą, z wygodnego dla nich urządzenia - wystarczy dostęp do internetu. To przekłada się na większe zainteresowanie i wyższą frekwencję. Z drugiej strony – jako organizator możesz wybrać, skąd chcesz przekazywać wiedzę – z domu, z siedziby firmy, a może z profesjonalnego studia? Dowolność nadawania i odbioru wpływa na komfort i doświadczenie zarówno uczestników, jak i organizatorów.

7.    Budżet
Drogo? Tanio? To zależy od skali wydarzenia, długości jego trwania i ilości elementów „wow”. Na potrzeby internetowego streamu warto przygotować dużo kontentu multimedialnego: animacji i muzyki po to, by przykuć uwagę uczestnika nieoczekiwanymi elementami. W porównaniu do np. 3-dniowej konferencji stacjonarnej koszty podobnego wydarzenia w przestrzeni online będę zdecydowanie tańsze. Z drugiej strony, przy porównywalnych budżetach, online generuje nam zdecydowanie większy zasięg – możemy zmieścić 1000 osób w jednej “sali”

8.    Czas
Czas to pieniądz. Banał, ale wiele w nim prawdy. Czas potrzebny na zrealizowanie eventu online jest zdecydowanie krótszy niż wydarzenia tradycyjnego. A krótszy czas prac przygotowawczych to bardzo konkretna oszczędność pieniędzy. Na zorganizowanie webinaru bądź jednodniowej konferencji wystarczy czasami kilka dni.  Zestawiając obok siebie czas potrzebny na przygotowanie wydarzenia online i tradycyjnego oszczędność jest po stronie tego pierwszego.

9.    Elastyczność
Online pozwala na dużo bardziej elastyczne reagowanie na zmiany tuż przed lub w trakcie realizacji. Możemy sobie wyobrazić, ile wysiłku wymagałaby zmiana lokalizacji w przypadku wydarzenia stacjonarnego. W online możemy streamować z dowolnego miejsca. Zmniejszamy ryzyko zmian w agendzie, ponieważ kluczowe wystąpienia możemy nagrać wcześniej. Na żywo łatwo jest też zmieniać kolejność wystąpień czy zarządzać publikacją materiałów. Dodatkowe 100 osób na konferencji?  W tradycyjnej – raczej się nie zmieszczą, problemem będzie nocleg czy catering. Zapraszamy do online’u, proszę kliknąć w link.

10.    Wizerunek
Szeroki zasięg wydarzenia online przekłada się również na wizerunek marki. Z przekazem docieramy do większego grona odbiorców. Promujemy i budujemy marki osobiste prelegentów jako ekspertów, dzięki czemu zarówno oni, jak i nasz brand są bardziej rozpoznawalni. Znacznie łatwiej osiągalni stają się dla nas eksperci zza granicy.

Świat konferencji online daje praktycznie nieograniczone możliwości, które warto wykorzystać! Poza budżetem i wyobraźnią limity w przestrzeni wirtualnej nie istnieją. Jeśli rozważasz organizację eventu online i potrzebujesz wsparcia wypełnij formularz na https://lively.pl/ankieta-10-przewag/, pomożemy!